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如何提升专利咨询项目的质量管理?

目前,随着产业的不断升级与技术的持续发展,国内企业在全球市场竞争中表现得日益活跃。在激烈的市场竞争中,越来越多的企业意识到,无论在国内还是在国外,知识产权都是市场竞争的重要筹码之一。企业在日常的知识产权工作中对专利分析、专利预警和专利布局等咨询类项目的需求日益增长。

  然而,不同服务机构所能提供的专利咨询服务的质量却差之千里,高质量的专利咨询服务能够为企业解决疑难困惑问题,为企业提供应对思路建议,是对企业知识产权的有效保障,而低质量的专利咨询服务则毫无价值。为了提高专利咨询服务的质量,需要将专利咨询服务作为一个项目来管理,项目产出成果的载体是报告文件,其基础在于信息的精准性,其价值在于报告建议的实用性。因此,保证专利咨询服务的质量是专利咨询项目的关键。

  项目流程

  专利咨询项目有自己的流程,不同类型项目的流程也不相同,但大致可以分为启动阶段、规划阶段、执行阶段和监控阶段四个阶段。其中,在启动阶段需要沟通项目背景、项目目标、项目边界及确定项目中的沟通方式等;在规划阶段需要制定项目管理计划,做好时间、成本、质量等方面的规划;在执行阶段需要制定检索策略、实施检索过程、筛选相关专利、实施专利分析、撰写项目报告等;在监控过程中需要检查、控制专利咨询项目的进展、质量、变更。最终,将项目咨询报告及相关的文件交付给客户。其中,项目质量管理将贯穿项目的规划阶段、执行阶段和监控过程之中。

  项目质量管理是项目管理一个重要的环节,无论项目的可交付成果具有何种特性,也无论是何种类型的项目,只要未达到相关的质量要求,都会给项目委托方和项目承接方带来严重的负面影响。因此,每个项目都应当有质量管理计划,项目团队都应遵循质量管理计划。

  质量管理

  专利咨询项目的质量管理主要是为了持续改进咨询项目的实施,提供精确的专利情报,以更好地为企业提供建设性意见和建议。专利咨询项目的质量管理包括三个过程:规划阶段--规划质量管理,执行阶段--实施质量保证,监控阶段--控制过程质量和结果质量。规划质量管理主要输出质量管理计划、质量核对单等;实施质量保证主要作用是促进质量过程改进;控制质量是监督并记录质量活动的执行结果,主要作用是识别过程低效或产品质量低劣的原因,并采取相应措施消除这些原因。

  1.规划质量管理

  规划质量管理主要是根据客户需求,考虑相关的风险及现有的人员配备做相应的规划,给整个咨询项目的质量提供指南和方向。在该过程中,需制定相关的流程、分析模块及审核规范。对于一个成熟的专利咨询团队,不同类型的专利咨询项目,如技术支撑类、预警类、专利布局类、无效证据检索类、防侵权检索类、竞争对手情报咨询类及查新检索类等都有相应的流程。对于每个具体的项目,在标准规范流程的基础上,需根据客户需求制定个性化的项目规划。

  2.实施质量保证

  实施质量保证是指专利咨询项目从数据库资源、人员、节点质量控制及过程分析等方面实施质量保证。

  在数据库资源方面,高质量的数据资源是检索结果准确性的保障。专利咨询项目应有国内外知名的专利检索数据库,对于小语种国家,具备相应的专利检索渠道。除了专利数据库,还包括非专利数据库。

  在人员方面,专利咨询团队应有检索人员、咨询师,检索人员及咨询师应具有相关专业基础知识,并熟悉专利法律知识。虽然现在的专业细分种类众多,行业的发展日新月异,但对于不同的专利咨询项目,负责人可以选用专业技术领域相对宽泛的人员,并配备经验丰富的审核人员,依据相关的审核规范,保证项目的质量。

  在节点质量控制方面,对于专利咨询项目,需要进行质量控制的节点主要分为两个阶段:检索阶段及分析阶段。其中,检索阶段要把控的节点主要包括检索策略的制定和筛选标准的确立,分析阶段要把控的节点主要包括分析角度的选取和分析结论的确定。检索策略的制定是专利咨询项目的关键因素之一,它体现了对客户技术方案的理解,也反映出检索人员的检索思路。合理的检索策略是一个专利咨询项目成功的开始,其通过检索要素表及检索式的方式表现出来。对于检索出来的大量结果,在筛选前就应该确立清晰而严格的筛选标准,从而保证筛选结果的一致性,这样也为后续分析提供了准确的数据基础。在检索完成之后,构建分析的框架和选取分析的角度,分析角度的选取决定了是否能满足客户所委托咨询项目的需求。同时,还要针对客户的需求,给出合理的建议,使得分析结论更其指导意义。

  在过程分析方面,应按照规划过程制定的流程图识别各个阶段遇到的问题和制约因素。在项目的信息沟通方面,若与客户的需求沟通不彻底,就需要全面地分析,进行有计划的沟通;在非专利信息调研方面,若非专利信息的调研有障碍,就需要想办法借用外部资源,保证调研的数据充分。及时有效的过程分析,能够发现问题,避免方向偏差。

  3.控制过程质量和结果质量

  控制质量应由项目负责人监督并记录质量活动执行结果、重点把控各个质量控制节点,审查专利咨询项目工作是否符合规范化要求,是否满足了客户的需求。对分析结果恰当与否的判断,可以通过会议讨论的方式来进行,必要时还可以邀请相关的专家,并结合规划阶段的文档流程及相关指标,对分析结论进行评价。如果不满足规定内容的要求,则应按照所制定的规划质量管理重新进行检索分析,以保证质量。控制质量过程还需持续地进行经验教训的总结,从而不断地完善质量标准和相关文档库,以为后续的咨询项目工作打下基础。

  衡量咨询项目价值的唯一标准就是质量,因而进行专利咨询项目的质量管理是非常必要的,这样可以从制度及流程上保证专利咨询项目的质量,而不是靠特定的人员去保证,这也是一个成熟的咨询团队所必须具备的。